Computerwerk Darmstadt e.V.

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  * Vorstandsarbeit dokumentieren und Tutorials machen
      * Steuererklärung
      * Vereinsverwaltung
      * (Re-)Akkreditierung
      * Vorstandswechsel
      * Pflichten
      * Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands

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====== Vorstand ======

Der **Vorstand**  des Computerwerk Darmstadt e.V. besteht aus einem ersten Vorsitzenden, einem zweiten Vorsitzenden und einem Kassenwart. Die Vorstandsmitglieder bleiben ein Jahr im Amt. Danach wird in der [[:vereinsorganisation:mitgliederversammlung|Mitgliederversammlung]] ein neuer Vorstand gewählt. Weitere Informationen lassen sich der [[http://www.computerwerk.org/data/uploads/documents/Satzung.pdf|Satzung]] entnehmen.

Wie die Vorstandsarbeit im Detail funktioniert, ist im [[:vereinsorganisation:faq_vorstand|FAQ für die Vorstandsarbeit]] festgehalten.

===== Vorstände =====

^Jahrgang  ^1. Vorsitzender  ^2. Vorsitzender  ^Kassenwart  |
|2023/2024  |Stephan  |Michi  |Inga  |
|2022/2023  |Hannes  |Stephan  |Inga  |
|2021/2022  |Hannes  |Stephan  |Andy  |
|2020/2021  |Stephan  |Hannes  |Andy  |
|2019/2020  |Stephan  |Yolo  |Andy  |
|2018/2019  |Stephan  |Henry  |yolo  |
|2017/2018  |Stephan  |Henry  |yolo  |
|2016/2017  |Stephan  |Henry  |yolo  |
|2015/2016  |Stephan  |yolo  |goto  |
|2014/2015  |Stephan  |goto  |Missingno.  |


===== Aufgabenverteilung =====

==== 1. Vorsitzender ====

==== 2. Vorsitzender ====

==== Kassenwart ====

  * [[#buchhaltung|Buchhaltung]]

==== Kassenprüfer ====
  * Kassenprüfung

==== Ordentliche Mitglieder ====

==== Fördermitglieder ====

===== Neue Mitglieder anlegen =====

Neue Mitglieder müssen in Jameica angelegt werden und erhalten einen Account im LDAP (für SSO), sowie eine Mailadresse im AStA-Hosting

==== Jameica ====

Zuerst werden die neuen Mitgliederim Jameica angemeldet und erhalten im Anschluss eine allgemeine Begrüßungsmail über das Tickettsystem (Vorlage). Das Ticket muss offen bleiben. Es folgt, je nachdem ob das Mitglied ordentliches oder Fördermitglied ist jeweils noch eine Mail

==== AStA-Hosting (nur ordentliche Mitglieder) ====

  - in AstA Hosting unter https://wi.hosting.asta.tu-darmstadt.de einloggen
  - Mailkonto mit vornamen.nachnamen@computerwerk.org anlegen (Passwort generieren und irgendo merken (für nächsten Schritt))
  - Fertig

==== LDAP (nur ordentliche Mitglieder) ====

  - Ins VPN gehen
  - per SSH einen Tunnel zum Server aufbauen (ssh root@ldap.computerwerk.org -L 50080:127.0.0.1:80)
  - Im Browser http://127.0.0.1:50080 aufrufen und mit den LDAP Admin Credentials einloggen
  - Einen neuen User anlegen (vorname.nachname) (mit Passwort vom vorgherigen Schritt)
  - Den User den Gruppen "all" und "Mitglied" zuordnen
  - Auf die erste Begrüßungsmail nun antworten mit der zweiten Begrüßungsmailvorlage. Passwort an der entsprechenden Stelle eintragen.

==== Zweite Mail Fördermitglieder ====

Die Fördermitglieder erhalten noch eine zweite Begrüßungsmail (siehe Vorlage).

===== Buchhaltung =====


==== Software ====

=== Jameica ===

Für unsere Buchhaltung nutzen wir das Programm Jameica. Das Clientprogramm für Jameica kann man kostenlos herunterladen: [[https://www.willuhn.de/products/hibiscus/download.php|https://www.willuhn.de/products/hibiscus/download.php]]. Um das Programm zu starten, benötigt man Java und die aktuelle JRE. Jameica ist auch in den Paketquellen einiger Linux-Distributionen verfügbar.\\
Bei der manuellen Installation entpackt man das zip-Archiv und startet das Script //jameica.sh//. Beim ersten Start muss man ein Passwort festlegen, um Jameica auf dem eigenen Rechner vor Fremdzugriffen zu schützen. Sobald Jameica gestartet ist, müssen noch die von uns verwendeten Plugins Hibiscus, Syntax und Jverein installiert werden. Hibiscus ist die Schnittstelle zum Online-Banking. [[http://www.jverein.de/wiki/index.php?title=Kategorie:Dokumentation|Jverein]] dient der Vereinsverwaltung (u.a. wird damit die Mitgliederliste gespeichert) und der Buchhaltung. Die Plugins werden über das Menü //Datei → Plugins online suchen…// installiert. Auf der rechten Seite befindet sich ein Drop-Down-Menu, mit dem sich verschiedene Plugin-Repositories auswählen lassen. Aus dem Standard-Repository wird HBCI benötigt. Im Repository //scripting-updates.derrichter.de// benötigt man die ersten vier Plugins. Nach der Installation eines Plugins muss Jameica immer neu gestartet werden, um die Abhängigkeiten aufzulösen.\\
Jetzt muss nur noch die Verbindung zum Server hergestellt werden. Dafür benötigt man Konfigurationsdateien, über die nur der Vorstand verfügt.

Jameica einrichten:

  - VPN Konfigurationsdatei aus dem Nextcloud-Vorstandsordner (Unterordner IT-Tools) herunterladen
  - Mit dem VPN verbinden; Username und Passwort sind die üblichen SSO-Credentials.
  - Jameica herunterladen und entpacken/installieren.
  - Jameica starten um ein Profil anzulegen (Adresse des Profilordners merken).
  - und das Plugin jVerein zu installieren
  - Jameica beenden
  - Im Profilordner/cfg die Dateien mit denen aus dem Nextcloud Vorstandsordner/Jameica ersetzen.
  - Nun sollte Jameica gestartet werden können.


==== Bankzugang ====

  * PIN/TAN Verfahren
  * Sm@rt-TAN plus (optisch) = Flicker-Code
  * Sm@rt-TAN photo = Farb-QR-Code
  * [[https://www.willuhn.de/wiki/doku.php?id=support:list:banken:vrb|https://www.willuhn.de/wiki/doku.php?id=support:list:banken:vrb]]
  * [[https://vrkennung.de/hibiscus-pin-tan-zugang-einstellen/|https://vrkennung.de/hibiscus-pin-tan-zugang-einstellen/]]

==== Zahlungserinnerung säumiger Mitglieder ====

Da es ab und zu vorkommt, dass Mitglieder die Zahlung ihres Beitrags vergessen hier eine Vorlage um sie daran zu erinnern:

----

Liebes Computerwerk-Mitglied,

dein Mitgliedsbeitrag für 20XX ist leider noch nicht bei uns eingetroffen. Bitte überweise den fehlenden Betrag von X € so bald wie möglich auf unser Vereinskonto: \\ Computerwerk Darmstadt e.V. \\ IBAN : DE83508900000062179007 \\ BIC: GENODEF1VBD \\ Volksbank Darmstadt

Wenn du es dir in der Zukunft leicht machen möchtest, dann fülle doch einfach das SEPA-Lastschrift-Mandat auf dem Mitgliedsantrags-Formular ([[https://www.computerwerk.org/data/uploads/documents/mitgliedsantrag.pdf|https://www.computerwerk.org/data/uploads/documents/mitgliedsantrag.pdf]]) aus und bringe es demnächst bei uns vorbei. So können wir im nächsten Jahr automatisch den Mitgliedsbeitrag von deinem Konto abbuchen.

Liebe Grüße, \\ dein Kassenwart

==== Buchungsarten für JVerein ====

Die Buchungsarten ergeben sich aus dem Standardkontenrahmen 49 (SKR49), welcher sich im Finanzbereich in unserer Nextcloud finden lässt. Spickzettel für typische Buchungsarten die bei unseren Ausgaben auftreten:

  * Kleinere Anschaffungen (unter **XY**€ **weitere Bedingungen zu klären**, z.B. Ersatzteile für Server) → Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter
  * Manuell überwiesene Mitgliedsbeiträge → Echte Mitgliedsbeiträge bis 300€
  * Spenden für die wir eine Spendenbescheinigung ausstellen → Geldzuwendung gegen Zuwendungsbestätigung
  * Spenden unter 100€ → Geldzuwendung ohne Zuwendungsbestätigung
  * Gegenbuchungen von JVerein → Ist Abhängig davon, worauf sich die Gegenbuchung bezieht
      * Wenn bezogen auf Mitgliedsbeiträge → Echte Mitgliedsbeiträge bis 300€
  * SEPA Sammellastschriften → Echte Mitgliedsbeiträge bis 300€
  * Einzelbuchungen der Mitgliedsbeiträge aus den Sammellastschriften → Echte Mitgliedsbeiträge bis 300€
  * Retouren von SEPA Lastschriften (z.B. wenn Mitglieder ihr Konto wechseln ohne uns mitzuteilen) → **zu klären**
  * Verpflegung für Aktionen → **zu klären**
  * Mitgliedsbeiträge bei der VUG → **zu klären**
  * IT-Dienstleistungen (Servermiete…) → Sonstige Kosten ideeler Bereich

==== Kassenprüfung vorbereiten ====

1. Rechungen prüfen in
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>JVerein → Buchführung → Buchungen</font>  in der Cloud unter
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>Finanzen/Finanzberichte</font>

  * Zeitraum wählen
  * Download von
      * PDF Buchungsjournal
      * PDF Einzelbuchungen
      * PDF Summen
      * Speichern in
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>Finanzen/Buchhaltung/<JAHR></font>

  * Prüfen, ob es zu jeder Auflistung im PDF Einzelbuchungen eine Rechnung gibt (in Papierform oder digital in der Cloud unter
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>Finanzen/Rechnungne/<JAHR></font>

2. Projektsaldo aus
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>JVerein → Buchführung → Projekte</font>  in der Cloud ablegen unter
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>Finanzen/Finanzberichte</font>

3. Jahressaldo aus
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>JVerein → Buchführung → Jahressaldo</font>  in der Cloud ablegen unter
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>Finanzen/Buchhaltung/<JAHR></font>

4. Kontoauszüge in der Cloud ablegen unter
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>Finanzen/Kontoauszüge/<JAHR></font>

==== Mitgliedsbeiträge einfordern ====
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>JVerein → Abrechnung → Abrechnung</font>
<code>

1. neuen Abrechnungsverlauf anlegen mit folgenden Parametern \\
1. Modus: Alle \\
2. Stichtag: heute \\
3. Zahlungsgrund für Beiträge: Mitgliedsbeitrag <JAHR> Computerwerk Darmstadt e.V. \\
4. Button „starten“

</code>
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>Hibiscus → Zahlungsverkehr → Sammellastschrift</font>

<code>
1. Dort wurden neue Sammellastschriften angelegt

</code>
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>JVerein → Mitgliedskontent</font>

<code>
1. Hier werden alle Mitglieder angezeigt, dir keinen SEPA-Lastschrifteinzug haben. Alle die einen haben, wurde schon automatisch zugeordnet

</code>
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>JVerein → Buchführung → Buchungen</font>

<code>
1. Buchungsart: Ohne Buchungsart \\
2. Datum: bis heute \\
3. Alle Mitgliedsbeiträge zuordnen: \\
1. Buchungsart: 2110 – Echte Mitgliedsbeiträge \\
2. Projekt: Computerwerk Darmstadt \\
3. Mitgliedskonto: auswählen \\  \\

</code>
 <font inherit/Courier New,Courier,monospace;;inherit;;inherit>Mitgliedskonten</font>

<code>
1. Aktuelles Jahr und Personen auswählen \\
2. Rechtsklick -> Rechnung \\
1. Formular: Rechnung \\
2. Ausgabe: E-Mail \\
3. Sortierung: Nach Name und Vorname \\
3. Rechtsklick -> Mahnung (für alle die in den vergangenen Jahren nicht gezahlt haben) \\
4. SEPA Ankündigkung: Rechtsklick auf Lauf und

</code>

===== Steuererklärung =====

Einzureichen sind folgende Dokumente pro einzureichendes Jahr

  - Tätigkeitsberichte des Vorstands (NextCloud)
  - Protokolle der Mitgliederversammlung (NextCloud)
  - Jahressalden  (Jamaica: JVerein -> Buchführung -> Jahresaldo)
  - PDF Summen (Jamaica: JVerein -> Buchführung -> Buchungen)

Außerdem muss über Elster die Körperschaftssteuererklärung erstellt werden.

Anmeldung bei Elster https://www.elster.de/eportal/login/softpse

Entweder über Stephan oder Computerwerk-Account.
Ab Oktober 2025: Es gibt einen Elster-Zugang für das Computerwerk. Zertifikat liegt unter Finanzen -> 05_Steuererklärung und das Passwort in der KeePass unter Vorstand. 

Angaben wie in letzter Steuererklärung (Finanzen -> 05_Steuererklärung)

Vor Abgabe prüfen, dass in **Jameica es keine Buchungen ohne Buchungsart oder Projekt** existiert.


==== Elster Online ====

==== Vorgehen ====

===== Vorstandswechsel =====

Bei der jährlich stattfindenden ordentlichen [[:vereinsorganisation:mitgliederversammlung|Mitgliederversammlung]] wird ein neuer Vorstand gewählt, der den alten Vorstand ablöst und danach bis zur nächsten Vorstandswahl im Amt bleibt. Es ist auch möglich, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, um einen neuen Vorstand zu wählen. Wenn ein Vorstandsmitglied den Verein verlässt, muss eine außerordentliche Mitgliederversammlung zur Neuwahl des Vorstandes einberufen werden.

===== Pflichten =====

==== Steuererklärung ====

Die Steuererklärung muss vom Verein alle drei Jahre gemacht werden, der Rhythmus ist hierbei für alle Vereine gleich: 2013, 2014, 2015 zusammen, 2016, 2017, 2018 zusammen, usw.