Die Arbeitsgruppe Spendenannahme bearbeitet Spendenangebote, die entweder über die spende@-Liste oder auf anderem Wege (z.B. telefonisch, mündlich) eintreffen. In der Regel wird ein Termin vereinbart, an dem die Spende im HGH angeliefert wird.

In Zukunft werden Terminabsprachen für Spendenannahmen mit einem speziellen Tool, der Hartfaserplatte, koordiniert.

• Verwaltung der spende@-Adresse
• Terminabsprache zur Spendenannahme
• Aktuelle Lagersituation im Blick haben und auf Engpässe reagieren

Alle Angebote werden grundsätzlich nur über spende@ koordiniert. Kommt eine Anfrage über eine andere Adresse an, so wird den Spender*innen unser Vorgehen per E-Mail erklärt und diese Email zusätzlich mitsamt dem ursprünglichen Angebot per CC an spende@ weitergegeben. Die Verantwortlichen für spende@ setzen sich dann mit den Spender*innen in Verbindung und organisieren alles Weitere.

Manchmal ist es den Spender*innen nicht möglich, die Geräte zum HGH zu bringen. Zum Transport von Spenden haben wir verschiedene Möglichkeiten. Für Spenden in Uni-Nähe kann beim AStA ein Bollerwagen ausgeliehen werden. Größere Spenden können per privat-PKW abgeholt werden (Henry fragen). Für die ganz großen Spenden lässt sich beim AStA ein Transporter ausleihen.

Bei Neuwert gilt:

• Privatpersonen: Kassenzettel
• Betrieben: Buchwert

Bei Gebrauchtsachen gilt bei beiden: Wertermittlung

Wertermittlung: Ist bei kleineren Sachen die es häufig auf ebay o.ä. gibt recht einfach. Solange die Preise nicht zu weit auseinander gehen muss einfach nur dokumentiert werden, was die üblichen Verkaufspreise sind (bspw. Suche über beendete Angebote und dann Druck der Ergebnisse - geht ohne ebay-Account)

Annehmen sollte man eher die untere Grenze, wenn es Preisschwankungen gibt. Bei Besonderheiten ggf. auch einzelne Angebote zur Doku ausdrucken. Wichtig ist, dass die Wertermittlung gut dokumentiert wird, falls eine Prüfung stattfindet.

Schwieriger wird es bei höherwertigen Sachen oder bei Dingen die selten/nie gebraucht verkauft werden. Hier „muss“ ein Gutachten eingeholt werden. Wobei muss in diesem Fall heißt. Der Verein kann auch nach Laune Spendenbescheinigungen ausstellen, doch wenn das Finanzamt dann später einen anderen Wert ermittelt zahlt der Verein die beim Bescheingungsempfänger dadurch fehlenden Steuern. Bei grobem Unfug (also vorsätzlich falsch) geht die Gemeinnützigkeit flöten und ggf. ist da auch Steuerbetrug noch ein nicht ganz unbedeutender Punkt :) Daher dringende Empfehlung des Finanzamts: Vorher Gutachten machen lassen.

Es ist übrigens in Einzelfällen möglich die Sachspenden wieder zu verkaufen, sollte aber nicht zu häufig vorkommen und auch eher eine untergeordnete Rolle bei den erhaltenen Sachspenden spielen. Der Erlös darf ebenso wie die Spendensache nur zum gemeinnützigen Vereinszweck verwendet werden.